Anbieterwechsel & Datenportabilität

Diese Seite ergänzt Abschnitt B („Annex: Regelungen zum Anbieterwechsel“) unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Jeder Kunde erhält bei Neurobots eine eigene, dedizierte Instanz mit eigener Datenbank. Ein Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in die eigene IT-Infrastruktur ist daher jederzeit vollständig möglich. Ein automatisiertes Wechseltool stellen wir nicht bereit; der Export wird von uns durchgeführt.

Teil 1: Online-Register der Daten und Formate

1.1 Exportierbare Eingabedaten

Daten, die der Kunde in den Dienst eingibt oder importiert:

1.2 Durch die Nutzung erzeugte Daten

Daten, die unmittelbar oder mittelbar durch die Nutzung des Dienstes durch den Kunden oder gemeinsam erzeugt werden:

1.3 Vollständiger Datenbankexport

Zusätzlich zu den oben genannten Einzelexporten stellen wir auf Wunsch einen vollständigen Export der Kundendatenbank als PostgreSQL-Dump (SQL, UTF-8) inklusive Beschreibung der Tabellenstruktur (Schema) zur Verfügung.

1.4 Standards und Interoperabilität

• Zeichenkodierung UTF-8; Datums- und Zeitangaben nach ISO 8601 (UTC)
• CSV nach RFC 4180, JSON nach RFC 8259, SQL-Dump für PostgreSQL
• Dateien und Aufzeichnungen im jeweiligen Originalformat, gebündelt als ZIP
• Eindeutige IDs (UUID) und Referenzen zwischen Datensätzen bleiben im Export erhalten

1.5 Vom Export ausgenommene Daten

Folgende Kategorien sind für das interne Funktionieren unseres Dienstes spezifisch bzw. durch Geschäftsgeheimnisse oder Schutzrechte des Anbieters oder Dritter geschützt und werden nicht exportiert:

• Systemvorlagen, Standard-Prompts und vordefinierte Werkzeuge des Anbieters (system-seitige Mitarbeiter- und Prompt-Vorlagen)
• Konfiguration der Modellauswahl und des Modell-Routings, API-Schlüssel des Anbieters
• Interne Abrechnungs- und Preisdaten (Kreditkonten, Preis- und Tarifkarten)
• Interne Betriebsdaten der Plattform (Fehler- und Job-Protokolle, Verwaltungszustände)
• Zugangsdaten zu Drittanbieter-Integrationen (werden aus Sicherheitsgründen nicht exportiert und müssen beim Zielanbieter neu hinterlegt werden)
• Vektor-Einbettungen (Embeddings), da diese modellspezifisch sind und aus den exportierten Inhalten neu erzeugt werden können

Teil 2: Wechsel- und Ausstiegsplan

1. Kontaktpersonen

• Ansprechpartner des Anbieters: Neurobots, E-Mail: info@neurobots.tech, Tel.: +49 911 96953982
• Ansprechpartner des Kunden: wird vom Kunden in der Wechselmitteilung benannt.

2. Inhalt der Wechselmitteilung

Die Wechselmitteilung ist in Textform (z. B. per E-Mail an info@neurobots.tech) unter Einhaltung der in den AGB geregelten Frist zu übermitteln und muss enthalten:

• die betroffenen Daten und digitalen Vermögenswerte gemäß Teil 1 (alle oder eine Auswahl der Kategorien);
• den Zielort: die eigene IT-Infrastruktur des Kunden (On-Premises) oder einen Zielanbieter, jeweils mit den relevanten technischen Angaben (z. B. Übergabeweg, gewünschte Formate);
• den Ort bzw. Übertragungsweg, an den die Daten exportiert werden sollen (z. B. gesicherter Download-Link, SFTP-Zugang oder S3-kompatibler Speicher des Kunden);
• ob statt eines Wechsels nur die Löschung der Daten gewünscht ist.

3. Reaktion des Anbieters

Der Anbieter bestätigt den Eingang der Wechselmitteilung innerhalb von 3 Werktagen. Innerhalb von 10 Werktagen nach Eingang bestätigt der Anbieter dem Kunden in Textform die zu übertragenden Datenkategorien und Formate gemäß Teil 1, die vom Export ausgenommenen Kategorien sowie den vorgeschlagenen Zeitplan.

4. Bestätigung der zu übertragenden Daten

Der Kunde teilt dem Anbieter mit, welche Daten und digitalen Vermögenswerte er innerhalb der vereinbarten Übergangsfrist erhalten möchte.

5. Reihenfolge, Zeitplan und Tests

• Reihenfolge: (1) Testexport eines Teils der Daten, (2) vollständiger Export aller vereinbarten Kategorien, (3) Übergabe und Import durch den Kunden bzw. Zielanbieter, (4) Bestätigung des erfolgreichen Wechsels, (5) Löschung.
• Zeitbedarf: Der Testexport erfolgt in der Regel innerhalb von 5 Werktagen, der vollständige Export innerhalb von weiteren 5 Werktagen – jeweils innerhalb der in den AGB vereinbarten Übergangsfrist.
• Testmethode: Der Anbieter stellt einen Testexport ausgewählter Kategorien (z. B. CRM-Kontakte und ein Teil der Wissensdatenbank) bereit. Der Kunde prüft Vollständigkeit, Lesbarkeit und Import in seine Systeme bzw. die des Zielanbieters und meldet Probleme in Textform.
• Bei Problemen stellen Anbieter und Kunde gemeinsam fest, ob diese auf den Export und die Übertragung (Verantwortung des Anbieters) oder auf Import und Implementierung (Verantwortung des Kunden) zurückzuführen sind.

6. Durchführung des Wechsels

• Der Anbieter exportiert die vereinbarten Daten und stellt sie auf dem vereinbarten elektronischen Weg bereit (verschlüsselte Übertragung).
• Der Kunde (oder von ihm beauftragte Dritte) importiert und implementiert die Daten in seinen eigenen Systemen oder denen des Zielanbieters, testet die Funktionen und dokumentiert dem Anbieter Probleme, die sich aus der Qualität der exportierten Daten oder unzureichenden Informationen des Anbieters ergeben.
• Der Anbieter reagiert unverzüglich, damit der Wechsel innerhalb der Übergangsfrist abgeschlossen werden kann. Während der Übergangsfrist bleibt der Dienst für den Kunden nutzbar.

7. Einschränkungen und technische Beschränkungen

• Die Kundendaten werden in Rechenzentren in der EU gespeichert. Für einzelne Funktionen (z. B. KI-Sprachmodelle, Telefonie, Messenger) werden Drittanbieter eingesetzt, die Daten teilweise außerhalb der EU verarbeiten; diese Verarbeitung ist transaktional, dort liegt kein exportierbarer Datenbestand des Kunden.
• Integrationen mit Drittanbietern (z. B. Messenger-Kanäle, CRM-Anbindungen, Telefonnummern) müssen beim Zielanbieter neu eingerichtet werden; Zugangsdaten werden nicht exportiert.
• Die Konfiguration der KI-Mitarbeiter wird als Daten exportiert; ihre Funktion hängt jedoch von der Plattform des Anbieters ab und ist beim Zielanbieter ggf. nicht identisch reproduzierbar.

8. Erfolgreicher Wechsel und Löschung

Sobald der Kunde den erfolgreichen Abschluss des Wechsels mitteilt, informiert der Anbieter den Kunden unverzüglich über die Vertragsbeendigung. Nach Ablauf der Übergangsfrist bzw. nach Bestätigung durch den Kunden löscht der Anbieter die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte des Kunden einschließlich der Instanz und der gespeicherten Dateien. Datensicherungen werden im regulären Sicherungszyklus überschrieben und sind spätestens nach 30 Tagen vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Teilt der Kunde den erfolgreichen Wechsel oder dessen Ausbleiben nicht mit, hat der Anbieter jedoch berechtigten Grund zu der Annahme, dass der Wechsel erfolgreich abgeschlossen wurde, kann er den Kunden um Bestätigung bitten. Bestätigt der Kunde den erfolgreichen Wechsel nicht innerhalb von 30 Werktagen nach dieser Anfrage, gilt der Wechsel als nicht erfolgreich und der Vertrag wird nicht beendet.

9. Entgelte

Für den Wechselprozess und den Datenexport berechnet der Anbieter keine Entgelte.

10. Aktualisierung

Anbieter und Kunde aktualisieren diesen Plan bei Bedarf. Auf Wunsch des Kunden prüft der Anbieter, ob Änderungen erforderlich sind, und erläutert dem vom Kunden benannten Personal die relevanten Verfahren.