KI-Mitarbeiter für das Telefon
KI-Telefonassistent für kleine und mittlere Unternehmen
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die eingehende Anrufe selbstständig annimmt, das Anliegen im Gespräch versteht und Standardaufgaben erledigt, etwa einen Termin in Ihren Kalender eintragen oder Fragen zu Leistungen und Öffnungszeiten beantworten. Was er nicht klären kann oder soll, gibt er mit einer Zusammenfassung an Ihr Team weiter. Bei Neurobots ist der Telefonassistent Teil eines KI-Mitarbeiters, der auch WhatsApp, Chat und E-Mail bedient.
Das Wichtigste in Kürze
- Erreichbar rund um die Uhr, auch abends, am Wochenende und an Feiertagen
- Einrichtung in rund 14 Tagen durch einen zertifizierten Partner
- Ab 399 € pro Monat plus 1.299 € Einrichtung (netto), Telefonie wird separat abgerechnet
- Daten auf Servern in Nürnberg, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verfügbar
Stand: Oktober 2026
Warum Unternehmen einen KI-Telefonassistenten einsetzen
In vielen kleinen Betrieben nimmt dieselbe Person die Anrufe an, die gerade einen Kunden bedient, eine Behandlung durchführt oder auf der Baustelle steht. Klingelt das Telefon in diesem Moment, bleibt der Anruf liegen oder landet auf dem Anrufbeantworter. Abends und am Wochenende ist ohnehin niemand erreichbar. Ob ein Anrufer dann eine Nachricht hinterlässt oder gleich den nächsten Anbieter wählt, erfahren Sie in der Regel nicht.
Wie viele Anrufe bei Ihnen unbeantwortet bleiben und was das kosten kann, schätzen Sie mit unserem Rechner für verpasste Anrufe.
Was ein KI-Telefonassistent im Gespräch erledigt
Der Assistent arbeitet mit dem Wissen, das Sie bei der Einrichtung hinterlegen: Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, häufige Fragen und Ihre Regeln für Termine und Weiterleitungen.
Anrufe rund um die Uhr annehmen
Der Assistent geht ans Telefon, auch nachts, am Wochenende und wenn mehrere Kunden gleichzeitig anrufen. Kunden erreichen Sie so auch dann, wenn Ihr Team gerade mit etwas anderem beschäftigt ist.
Das Anliegen verstehen
Anrufer schildern ihr Anliegen in eigenen Worten, ohne Tastenmenü. Fehlt eine Angabe, fragt der Assistent nach, zum Beispiel nach dem Fahrzeugmodell beim Werkstatttermin oder nach der gewünschten Uhrzeit.
Termine im Kalender buchen
Er prüft freie Zeiten in Ihrem angebundenen Kalender, schlägt passende Termine vor und trägt den gewählten Termin ein. Wünsche zum Verschieben oder Absagen nimmt er ebenfalls auf.
Interessenten qualifizieren
Bei neuen Anfragen stellt er die Fragen, die Sie vorgeben, etwa nach Umfang, Zeitraum oder Budget. Vor dem Rückruf sehen Sie so, welche Anfrage Vorrang hat.
Dringendes an einen Menschen übergeben
Für Notfälle, wichtige Kunden oder heikle Themen legen Sie fest, wann der Assistent übergibt: Er leitet den Anruf an Ihr Team weiter oder legt eine Rückrufbitte mit Notiz an.
Zusammenfassung ins CRM schreiben
Nach dem Gespräch stehen Kontakt, Anliegen und Ergebnis strukturiert in Ihrem CRM, zum Beispiel in HubSpot, Pipedrive, Salesforce, SAP oder Microsoft Dynamics. Notizen abtippen muss niemand.
Welche CRM-Systeme sich anbinden lassen und wie die Übergabe abläuft, lesen Sie auf der Seite Integrationen.
Mehr als Telefon: WhatsApp, Chat und E-Mail
Viele Kunden rufen an, andere schreiben lieber. Der KI-Mitarbeiter von Neurobots beantwortet mit demselben Wissen auch Nachrichten über WhatsApp, SMS, Messenger, E-Mail und den Chat auf Ihrer Website. Die Regeln für Termine, Qualifizierung und Übergabe gelten auf allen Kanälen gleich, und alle Anfragen landen in Ihrem CRM.
Wie das bei WhatsApp funktioniert und was Sie dafür brauchen, lesen Sie auf der Seite KI-Chatbot für WhatsApp Business.
So läuft die Einrichtung in rund 14 Tagen
Die Einrichtung übernimmt ein zertifizierter Partner. Von Ihnen braucht er vor allem Informationen und einige Entscheidungen.
Erstgespräch und Analyse
Sie klären mit dem Partner, welche Anrufe der Assistent übernehmen soll, welche Fragen am häufigsten kommen und in welchen Fällen ein Mensch übernimmt.
Wissen und Regeln hinterlegen
Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Antworten auf häufige Fragen und Ihre Terminregeln werden eingepflegt. Vorhandene Unterlagen wie Preislisten oder FAQ-Seiten sind dafür ein guter Ausgangspunkt.
Telefon, Kalender und CRM verbinden
Der Partner bindet Ihre Rufnummer an, etwa über eine Rufumleitung, und verbindet Kalender und CRM. Rufnummern und Gesprächsminuten rechnet der Telefonieanbieter separat ab.
Testen, starten, nachschärfen
Vor dem Start rufen Sie und Ihr Team selbst an und prüfen Antworten und Übergaben. Nach dem Start bleiben die Gespräche nachvollziehbar, und der Partner passt Antworten und Abläufe bei Bedarf an.
Datenschutz und Sicherheit
Am Telefon nennen Kunden ihren Namen, ihre Nummer und oft Details zu ihrem Anliegen. So geht Neurobots mit diesen Daten um:
- Verarbeitung nach DSGVO, Speicherung auf Servern in Nürnberg
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verfügbar
- Etablierte Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter; Gesprächsverläufe werden bei den Modellanbietern nicht gespeichert
- Verschlüsselte Verbindungen über HTTPS, Anmeldung mit mehreren Faktoren (MFA) und rollenbasierte Zugriffsrechte
- Backups und Failover
- ISO/IEC 27001: Zertifizierung in Vorbereitung, derzeit nicht zertifiziert
Mehr dazu auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Bei Neurobots zahlen Sie einmalig 1.299 € für die Einrichtung und danach einen festen Monatspreis: 399 € im Tarif Basis mit 500 Sitzungen oder 599 € im Tarif Pro mit 1.000 Sitzungen. Eine Sitzung ist ein Anruf bis 5 Minuten oder ein Chat bis 20 Nachrichten. Alle Preise sind netto. Rufnummern und Gesprächsminuten werden separat abgerechnet.
- Einrichtung (einmalig)
- 1.299 €
- Tarif Basis
- 399 € pro Monat, 500 Sitzungen
- Tarif Pro
- 599 € pro Monat, 1.000 Sitzungen
- Telefonie
- separat nach Tarif des Telefonieanbieters
Alle Kostenpunkte mit Beispielrechnung finden Sie im Ratgeber Was kostet ein KI-Telefonassistent?, die Tarife im Detail auf der Seite Preise.
Der KI-Telefonassistent in Ihrer Branche
Eine Zahnarztpraxis bekommt andere Anrufe als ein Handwerksbetrieb. Auf diesen Seiten sehen Sie, was der Assistent in der jeweiligen Branche übernimmt.
Arztpraxen
Terminanfragen annehmen, Fragen zu Sprechzeiten beantworten, Anliegen wie Rezeptwünsche an das Praxisteam geben.
Zahnarztpraxen
Termine für Kontrolle und Prophylaxe vergeben, Schmerzpatienten direkt an das Praxisteam weiterleiten.
Steuerberatung
Anfragen von Mandanten und Interessenten aufnehmen, Rückrufe und Erstgespräche vereinbaren.
Anwaltskanzleien
Neue Mandatsanfragen erfassen, Rückrufe vereinbaren, eilige Anliegen sofort weitergeben.
Handwerksbetriebe
Aufträge aufnehmen, während das Team auf der Baustelle ist, und Besichtigungstermine vereinbaren.
Kosmetikstudios
Behandlungstermine buchen und verschieben, Fragen zu Preisen und Behandlungen beantworten.
Autohäuser und Werkstätten
Werkstatttermine und Probefahrten vereinbaren, Rückfragen an Serviceberater geben.
Restaurants und Hotels
Tischreservierungen annehmen und Fragen zu Öffnungszeiten beantworten.
Immobilienmakler
Fragen zu Objekten beantworten, Interessenten qualifizieren, Besichtigungen planen.
Servicecenter
Annahmetermine vergeben und Rückfragen zu Aufträgen aufnehmen.
Vergleiche und Rechner
KI-Telefonassistent vs. Anrufbeantworter vs. Telefonservice
Was die drei Lösungen bei eingehenden Anrufen leisten und was sie kosten.
KI-Mitarbeiter vs. Callcenter vs. Sekretariat
Erreichbarkeit, Aufwand und Kostenmodelle nebeneinander.
KI-Mitarbeiter vs. Chatbot
Wann ein einfacher Website-Chatbot genügt und wann nicht.
Rechner für verpasste Anrufe
Mit Ihren eigenen Zahlen schätzen, wie viel Umsatz unbeantwortete Anrufe kosten.
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Anrufe annimmt, das Anliegen im freien Gespräch versteht und Standardaufgaben selbst erledigt, zum Beispiel Termine buchen oder Fragen zu Leistungen und Öffnungszeiten beantworten. Fälle, die er nicht klären soll, gibt er mit einer Zusammenfassung an Ihr Team weiter.
Worin unterscheidet er sich von einem Anrufbeantworter oder Tastenmenü?
Ein Anrufbeantworter nimmt nur eine Nachricht auf, ein Tastenmenü leitet Anrufer über feste Optionen weiter. Der KI-Telefonassistent führt ein Gespräch, stellt Rückfragen und erledigt das Anliegen direkt, etwa indem er einen freien Termin bucht. Ihr Team ruft nur noch dort zurück, wo es nötig ist.
Kann der Assistent Anrufe an einen Menschen weiterleiten?
Ja. Sie legen bei der Einrichtung fest, wann der Assistent übergibt, zum Beispiel bei Notfällen, bei Sonderwünschen oder wenn der Anrufer ausdrücklich einen Menschen sprechen möchte. Je nach Einstellung leitet er den Anruf weiter oder legt eine Rückrufbitte mit Notiz an.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund 14 Tage. Ein zertifizierter Partner klärt mit Ihnen die Abläufe, hinterlegt Ihr Wissen, verbindet Telefon, Kalender und CRM und testet den Assistenten vor dem Start gemeinsam mit Ihnen.
Was kostet ein KI-Telefonassistent bei Neurobots?
Einmalig 1.299 € für die Einrichtung, danach 399 € pro Monat (Basis, 500 Sitzungen) oder 599 € pro Monat (Pro, 1.000 Sitzungen), jeweils netto. Eine Sitzung ist ein Anruf bis 5 Minuten oder ein Chat bis 20 Nachrichten. Rufnummern und Gesprächsminuten werden separat abgerechnet.
Lässt sich ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform einsetzen?
Ja, wenn Anbieter und Einsatz zusammenpassen. Neurobots verarbeitet die Daten nach DSGVO auf Servern in Nürnberg und schließt mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Die eingesetzten Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter und speichern keine Gesprächsverläufe. Ihre Datenschutzerklärung sollte den Einsatz des Assistenten erwähnen.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Sie sollten es wissen. Wir empfehlen, dass sich der Assistent zu Beginn des Gesprächs als KI-Assistent vorstellt. Anrufer wissen dann, woran sie sind, und die EU-KI-Verordnung sieht für Systeme, die direkt mit Menschen kommunizieren, Transparenzpflichten vor.
Mit welchen Systemen arbeitet der Assistent zusammen?
Mit Kalendern und mit CRM-Systemen wie HubSpot, Pipedrive, Salesforce, SAP und Microsoft Dynamics. Mit Praxisverwaltungssoftware ist er derzeit nicht verbunden; in Praxen läuft die Terminvergabe über die Anbindung an Ihren Praxiskalender.
Passt ein KI-Telefonassistent zu Ihren Anrufen?
Schreiben Sie uns, welche Anrufe bei Ihnen am häufigsten eingehen. In einer Demo zeigen wir, wie der Assistent damit umgeht, und sagen Ihnen offen, ob er sich für Ihr Unternehmen lohnt.