KI-Telefonassistent für Zahnarztpraxen:
Termine, Recall und Patientenanrufe
Der Assistent nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team am Behandlungsstuhl assistiert oder die Praxis geschlossen ist. Er vergibt Termine, beantwortet Fragen zu Sprechzeiten und Anfahrt und gibt Schmerzpatienten sofort an Ihr Team weiter.
Wenn am Empfang das Telefon klingelt und niemand frei ist
Am Empfang einer Zahnarztpraxis kommt vieles zusammen: Patienten melden sich an, Heil- und Kostenpläne müssen erklärt werden, und zwischendurch braucht jemand am Stuhl Unterstützung. Genau dann rufen Patienten an, die einen Kontrolltermin möchten, nach den Sprechzeiten fragen oder mit Zahnschmerzen nicht bis morgen warten wollen.
Wer nicht durchkommt, versucht es später noch einmal oder ruft bei der nächsten Praxis an. Dazu kommen Anrufe in der Mittagspause, am Abend und am Wochenende, die bisher auf dem Anrufbeantworter landen.
Was der KI-Telefonassistent in der Zahnarztpraxis übernimmt
Routineanrufe erledigt der Assistent, alles Medizinische bleibt bei Ihrem Team.
Akute Fälle sofort an die Praxis
Bei Schmerzen, Schwellungen oder einem Unfall stellt der Assistent keine Diagnose. Er nimmt Name und Rückrufnummer auf und gibt den Fall sofort an Ihr Team weiter. Außerhalb der Sprechzeiten nennt er den zahnärztlichen Notdienst, den Sie hinterlegt haben.
Termine und Recall
Patienten buchen, verschieben oder sagen Termine am Telefon, per WhatsApp oder im Website-Chat ab. Erinnerungen an Termine, Kontrollen und Prophylaxe gehen an Patienten, die eingewilligt haben, per SMS oder WhatsApp.
Erreichbar, wenn der Empfang es nicht ist
In der Mittagspause, nach Praxisschluss und am Wochenende beantwortet der Assistent Fragen zu Sprechzeiten, Anfahrt und Leistungen und nimmt Terminwünsche auf.
So startet der KI-Telefonassistent in Ihrer Praxis
Ein zertifizierter Partner richtet ihn in rund 14 Tagen ein.
Abläufe festlegen
Gemeinsam klären Sie, welche Anrufe der Assistent selbst erledigt, welche Anliegen als dringend gelten und an wen er sie weitergibt. Die Regeln für akute Fälle legt Ihre Praxis fest.
Wissen und Kalender anbinden
Der Partner hinterlegt Sprechzeiten, Leistungen, Anfahrt, Notdienst-Hinweise und Ihre Antworten auf häufige Fragen. Termine bucht der Assistent in Ihrem angebundenen Praxiskalender.
Testen und starten
Vor dem Start führt Ihr Team Testanrufe. Danach bleiben Gespräche und Übergaben nachvollziehbar, und der Partner passt Antworten bei Bedarf an.
Funktionen im Überblick
Der KI-Telefonassistent gibt keine medizinischen Auskünfte. Fragen zu Befunden, Behandlungen oder Medikamenten beantwortet Ihr Team, ebenso die Frage, ob eine Leistung im Einzelfall von der Kasse übernommen wird. Allgemeine Informationen, etwa dass professionelle Zahnreinigung bei Ihnen eine Privatleistung ist, gibt der Assistent so weiter, wie Sie sie hinterlegt haben. Eine Anbindung an Praxisverwaltungssoftware gibt es nicht: Der Assistent arbeitet mit Ihrem Praxiskalender, und Ihr Team überträgt Termine bei Bedarf in die Praxissoftware.
Datenschutz und Schweigepflicht in der Zahnarztpraxis
Was Patienten am Telefon sagen, sind oft Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO, und Zahnärztinnen und Zahnärzte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Der KI-Telefonassistent verarbeitet diese Daten deshalb ausschließlich im Auftrag Ihrer Praxis, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
§ 203 StGB erlaubt es, externe Dienstleister einzubinden, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Die Praxis muss sie dann zur Verschwiegenheit verpflichten. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine solche Verpflichtung zusätzlich zum AVV brauchen, und klären Sie die Einzelheiten mit Ihrer Datenschutzberatung oder Ihrer Zahnärztekammer.
- Speicherung auf Servern in Nürnberg (EU)
- Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter und speichern keine Gesprächsverläufe
- Verbindungen per HTTPS verschlüsselt
- Mehr-Faktor-Anmeldung (MFA) und rollenbasierte Zugriffsrechte
- Keine Anbindung an Ihre Praxisverwaltungssoftware, nur an den Praxiskalender
- ISO/IEC 27001 in Vorbereitung, noch nicht zertifiziert
Häufige Fragen von Zahnarztpraxen
Gibt der KI-Telefonassistent medizinische Auskünfte?
Nein. Er stellt keine Diagnosen und gibt keine Ratschläge zu Behandlungen oder Medikamenten. Bei Schmerzen, Schwellungen oder Unfällen nimmt er die Kontaktdaten auf und gibt den Fall sofort an Ihr Team weiter. Außerhalb der Sprechzeiten nennt er den zahnärztlichen Notdienst, bei lebensbedrohlichen Notfällen den Notruf 112.
Ist der Assistent an unsere Praxissoftware angebunden?
Nein. Eine Anbindung an Praxisverwaltungssoftware oder Online-Terminportale gibt es nicht. Der Assistent bucht Termine in Ihrem angebundenen Praxiskalender und schickt Gesprächsnotizen per E-Mail. Ihr Team überträgt sie bei Bedarf in die Praxissoftware.
Wie ist die Schweigepflicht nach § 203 StGB berücksichtigt?
Neurobots verarbeitet die Daten nur im Auftrag Ihrer Praxis auf Grundlage eines AVV, auf Servern in Nürnberg. Wenn Sie externe Dienstleister einbinden, müssen Sie sie zur Verschwiegenheit verpflichten; sprechen Sie uns darauf an. Ob Ihre Abläufe den Anforderungen genügen, klären Sie am besten mit Ihrer Datenschutzberatung oder der Zahnärztekammer.
Können Patienten weiterhin mit einem Menschen sprechen?
Ja. Wer mit dem Praxisteam sprechen möchte, wird weitergeleitet oder bekommt einen Rückruf. Welche Anliegen grundsätzlich bei einem Menschen landen, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Was kostet der KI-Telefonassistent für eine Zahnarztpraxis?
Die Einrichtung kostet einmalig 1.299 €, danach 399 € pro Monat im Tarif Basis (500 Sitzungen) oder 599 € im Tarif Pro (1.000 Sitzungen), jeweils netto. Eine Sitzung ist ein Anruf bis 5 Minuten oder ein Chat bis 20 Nachrichten. Rufnummer und Gesprächsminuten werden separat abgerechnet.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund 14 Tage. Ein zertifizierter Partner hinterlegt das Wissen Ihrer Praxis, bindet Telefonie und Praxiskalender an und testet die Abläufe mit Ihrem Team.
Bereit für mehr Effizienz?
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie Neurobots "Digitale Mitarbeiter" Ihr Service-Geschäft entlasten können. <br/><br/>Füllen Sie das Formular aus, und wir melden uns innerhalb von 24 Stunden für eine unverbindliche Erstberatung.
- Kostenloses Prozess-Audit
- Individuelle ROI-Berechnung
- Keine versteckten Kosten