KI-Telefonassistent für Tierarztpraxen:
Termine, Notfälle und Impferinnerungen
Der Assistent nimmt Anrufe an, während Ihr Team im Behandlungsraum oder im OP ist. Er vergibt Termine, erinnert an Impftermine und gibt Notfälle sofort an die Praxis weiter. Außerhalb der Sprechzeiten nennt er den tierärztlichen Notdienst.
Wenn im Behandlungsraum niemand ans Telefon kann
In einer Tierarztpraxis passiert vieles gleichzeitig. Ein Hund wird geimpft, eine Katze liegt in Narkose, am Empfang wartet jemand mit einem Kaninchen. Genau dann rufen Tierhalter an, die einen Impftermin möchten, nach den Sprechzeiten fragen oder sich Sorgen machen, weil ihr Tier nicht frisst.
Zwischen den Routineanrufen steckt manchmal ein echter Notfall. Wer nicht durchkommt, wartet ab oder fährt unangemeldet los. Dazu kommen Anrufe am Abend und am Wochenende, bei denen der Anrufbeantworter höchstens auf den Notdienst verweist.
Was der KI-Telefonassistent in der Tierarztpraxis übernimmt
Termine und Organisatorisches erledigt der Assistent, die tierärztliche Einschätzung bleibt bei Ihrem Team.
Notfälle sofort an die Praxis
Bei Unfällen, Vergiftungsverdacht, Atemnot oder starken Blutungen gibt der Assistent keine Einschätzung ab. Er nimmt Tierhalter, Tier und Rückrufnummer auf und gibt den Fall sofort an Ihr Team weiter oder verbindet direkt. Außerhalb der Sprechzeiten nennt er den tierärztlichen Notdienst, den Sie hinterlegt haben.
Termine buchen und verschieben
Tierhalter buchen, verschieben oder sagen Termine am Telefon, per WhatsApp oder im Website-Chat ab, zum Beispiel für Impfungen, Kontrollen oder Kastrationen. Der Assistent trägt sie in Ihren Praxiskalender ein.
Impf- und Terminerinnerungen
Steht die nächste Impfung als Termin in Ihrem Kalender, erinnert der Assistent den Tierhalter rechtzeitig per SMS oder WhatsApp, wenn er eingewilligt hat. Fällige Impfungen aus Ihrer Praxissoftware kennt er nicht, weil es keine Anbindung daran gibt.
So startet der KI-Telefonassistent in Ihrer Praxis
Ein zertifizierter Partner richtet ihn in rund 14 Tagen ein.
Abläufe festlegen
Gemeinsam klären Sie, welche Anrufe der Assistent selbst erledigt, welche Anliegen als Notfall gelten und an wen er sie weitergibt. Die Regeln für Notfälle legt Ihre Praxis fest.
Wissen und Kalender anbinden
Der Partner hinterlegt Sprechzeiten, Leistungen, Notdienst-Hinweise und Ihre Antworten auf häufige Fragen. Termine bucht der Assistent in Ihrem angebundenen Praxiskalender.
Testen und starten
Vor dem Start führt Ihr Team Testgespräche. Danach bleiben Gespräche und Übergaben nachvollziehbar, und der Partner passt Antworten bei Bedarf an.
Funktionen im Überblick
Der KI-Telefonassistent gibt keine tierärztlichen Ratschläge. Er stellt keine Diagnosen, empfiehlt keine Medikamente oder Dosierungen und schätzt nicht ein, ob ein Tier warten kann. Anliegen, die nach den Regeln Ihrer Praxis als Notfall gelten, gibt er sofort an Ihr Team weiter. Eine Anbindung an Praxissoftware gibt es nicht: Der Assistent arbeitet mit Ihrem Praxiskalender, Gesprächsnotizen kommen per E-Mail, und Ihr Team überträgt Termine bei Bedarf in die Praxissoftware.
Datenschutz und Schweigepflicht in der Tierarztpraxis
Am Telefon nennen Tierhalter Namen, Adresse und Telefonnummer und erzählen, was ihrem Tier fehlt. Der KI-Telefonassistent verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag Ihrer Praxis, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
Tierärztinnen und Tierärzte sind in § 203 StGB ausdrücklich als Berufsgeheimnisträger genannt. Externe Dienstleister dürfen eingebunden werden, soweit das für ihre Tätigkeit erforderlich ist; die Praxis muss sie dann zur Verschwiegenheit verpflichten. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine solche Verpflichtung zusätzlich zum AVV brauchen, und klären Sie die Einzelheiten mit Ihrer Datenschutzberatung oder Ihrer Tierärztekammer.
- Speicherung auf Servern in Nürnberg (EU)
- Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter und speichern keine Gesprächsverläufe
- Verbindungen per HTTPS verschlüsselt
- Mehr-Faktor-Anmeldung (MFA) und rollenbasierte Zugriffsrechte
- Keine Anbindung an Ihre Praxissoftware, nur an den Praxiskalender
- ISO/IEC 27001 in Vorbereitung, noch nicht zertifiziert
Häufige Fragen von Tierarztpraxen
Gibt der KI-Telefonassistent tierärztliche Auskünfte?
Nein. Er stellt keine Diagnosen und empfiehlt keine Medikamente. Ob ein Anruf als Notfall gilt, erkennt er an den Stichworten, die Ihre Praxis festlegt, etwa Vergiftung, Unfall oder Atemnot. Solche Anrufe gibt er sofort an Ihr Team weiter. Außerhalb der Sprechzeiten nennt er den tierärztlichen Notdienst, den Sie hinterlegt haben.
Wie funktionieren die Impferinnerungen?
Ist die nächste Impfung als Termin in Ihrem Praxiskalender eingetragen, erinnert der Assistent den Tierhalter vorher per SMS oder WhatsApp, sofern er eingewilligt hat. Fällige Impfungen aus Ihrer Praxissoftware kann er nicht auslesen, weil es keine Anbindung daran gibt.
Ist der Assistent an unsere Praxissoftware angebunden?
Nein. Eine Anbindung an Praxisverwaltungssoftware gibt es nicht. Der Assistent bucht Termine in Ihrem angebundenen Praxiskalender und schickt Gesprächsnotizen per E-Mail. Ihr Team überträgt sie bei Bedarf in die Praxissoftware.
Können Tierhalter weiterhin mit einem Menschen sprechen?
Ja. Wer mit dem Praxisteam sprechen möchte, wird weitergeleitet oder bekommt einen Rückruf. Welche Anliegen grundsätzlich bei einem Menschen landen, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Was kostet der KI-Telefonassistent für eine Tierarztpraxis?
Einmalig 1.299 € für die Einrichtung, danach 399 € (Basis, 500 Sitzungen) oder 599 € (Pro, 1.000 Sitzungen) pro Monat, jeweils netto. Eine Sitzung ist ein Anruf bis 5 Minuten oder ein Chat bis 20 Nachrichten. Rufnummer und Gesprächsminuten werden separat abgerechnet.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund 14 Tage. Ein zertifizierter Partner hinterlegt das Wissen Ihrer Praxis, bindet Telefonie und Praxiskalender an und testet die Abläufe mit Ihrem Team.
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