KI-Telefonassistent für Physiotherapie-Praxen:
Termine, Warteliste und Absagen
Während Ihre Therapeutinnen und Therapeuten behandeln, nimmt der Assistent die Anrufe an. Er vergibt und verschiebt Termine, nimmt Absagen entgegen, setzt neue Patienten auf die Warteliste und beantwortet allgemeine Fragen zur Heilmittelverordnung.
Behandlung im Raum, Telefon im Flur
In vielen Physiotherapie-Praxen ist der Empfang nicht durchgehend besetzt. Die Therapeutinnen und Therapeuten behandeln Patient nach Patient, und das Telefon klingelt währenddessen ins Leere. Zurückgerufen wird in der kurzen Pause zwischen zwei Behandlungen.
Dabei sind viele Anrufe schnell erledigt: einen Termin verschieben, absagen, fragen, ob noch ein Platz frei ist oder was zum ersten Termin mitzubringen ist. Wer niemanden erreicht, versucht es bei der nächsten Praxis. Landet eine Absage auf dem Anrufbeantworter, bleibt der Termin oft leer, obwohl die Warteliste lang ist.
Was der KI-Telefonassistent in der Physiotherapie-Praxis übernimmt
Termine und Organisatorisches erledigt der Assistent, Befund und Therapie bleiben bei Ihrem Team.
Termine buchen, verschieben, absagen
Patienten buchen, verschieben oder sagen Termine am Telefon, per WhatsApp oder im Website-Chat ab. Der Assistent trägt sie in Ihren Praxiskalender ein und erinnert vorher per SMS oder WhatsApp, wenn der Patient eingewilligt hat.
Warteliste und frei gewordene Termine
Ist nichts frei, nimmt der Assistent neue Patienten mit Kontaktdaten, Art der Verordnung und Wunschzeiten auf die Warteliste. Wird ein Termin abgesagt, kann er ihn Wartenden per SMS oder WhatsApp anbieten. Wie das genau abläuft, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Fragen beantworten, ohne die Behandlung zu unterbrechen
Was zum ersten Termin mitzubringen ist oder ob Sie Hausbesuche anbieten, beantwortet der Assistent so, wie Sie es hinterlegt haben. Ob eine Verordnung im Einzelfall gültig ist, prüft Ihr Team.
So startet der KI-Telefonassistent in Ihrer Praxis
Ein zertifizierter Partner richtet ihn in rund 14 Tagen ein.
Abläufe festlegen
Sie legen fest, welche Anrufe der Assistent selbst erledigt, welche Angaben er für die Warteliste aufnimmt und an wen er Anliegen weitergibt, etwa Rückfragen von Arztpraxen oder dringende Fälle.
Wissen und Kalender anbinden
Der Partner hinterlegt Öffnungszeiten, Leistungen, Hinweise zur Verordnung und Ihre Antworten auf häufige Fragen. Termine bucht der Assistent in Ihrem angebundenen Praxiskalender.
Testen und starten
Vor dem Start führt Ihr Team Testgespräche. Danach bleiben Gespräche und Übergaben nachvollziehbar, und der Partner passt Antworten bei Bedarf an.
Funktionen im Überblick
Der KI-Telefonassistent gibt keine medizinischen oder therapeutischen Ratschläge. Fragen zu Beschwerden, Übungen oder dazu, ob eine Behandlung sinnvoll ist, nimmt er auf und gibt sie an Ihr Team weiter. Dringende Anliegen leitet er sofort an die Praxis, bei akuten Beschwerden verweist er auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117 und im Notfall auf die 112. Eine Anbindung an Praxissoftware gibt es nicht: Der Assistent arbeitet mit Ihrem Praxiskalender, und die Abrechnung der Verordnungen bleibt in Ihrer Software.
Datenschutz und Schweigepflicht in der Physiotherapie
Wer in der Praxis anruft, erzählt oft von Beschwerden, einer Diagnose oder einer Operation. Das sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten gehören außerdem zu den Heilberufen, für die § 203 StGB die Schweigepflicht regelt. Der KI-Telefonassistent verarbeitet diese Daten deshalb ausschließlich im Auftrag Ihrer Praxis, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
Welche Angaben der Assistent abfragt, legen Sie fest. Für Termin und Warteliste reichen meist Name, Telefonnummer und die Art der Verordnung. Externe Dienstleister dürfen nach § 203 StGB eingebunden werden, soweit das für ihre Tätigkeit erforderlich ist; die Praxis muss sie dann zur Verschwiegenheit verpflichten. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine solche Verpflichtung zusätzlich zum AVV brauchen, und klären Sie die Einzelheiten mit Ihrer Datenschutzberatung oder Ihrem Berufsverband.
- Speicherung auf Servern in Nürnberg (EU)
- Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter und speichern keine Gesprächsverläufe
- Verbindungen per HTTPS verschlüsselt
- Mehr-Faktor-Anmeldung (MFA) und rollenbasierte Zugriffsrechte
- Keine Anbindung an Ihre Praxissoftware, nur an den Praxiskalender
- ISO/IEC 27001 in Vorbereitung, noch nicht zertifiziert
Häufige Fragen von Physiotherapie-Praxen
Gibt der KI-Telefonassistent therapeutische Ratschläge?
Nein. Er gibt keine Auskünfte zu Beschwerden, Übungen oder Behandlungen. Solche Fragen nimmt er mit Rückrufnummer auf und gibt sie an Ihr Team weiter. Dringende Anliegen leitet er sofort an die Praxis, bei akuten Beschwerden verweist er auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117 und im Notfall auf die 112.
Kann der Assistent Fragen zur Heilmittelverordnung beantworten?
Allgemeine Fragen ja, so wie Sie die Antworten hinterlegt haben, etwa was zum ersten Termin mitzubringen ist oder welche Behandlungen Ihre Praxis anbietet. Ob eine konkrete Verordnung gültig ist oder geändert werden muss, prüft Ihr Team.
Wie funktioniert die Warteliste?
Ist kein passender Termin frei, nimmt der Assistent Name, Telefonnummer, Art der Verordnung und Wunschzeiten auf. Sagt jemand ab, kann er den Termin Wartenden per SMS oder WhatsApp anbieten, sofern sie eingewilligt haben. Welche Regeln dabei gelten, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Ist der Assistent an unsere Praxissoftware angebunden?
Nein. Eine Anbindung an Praxis- oder Abrechnungssoftware gibt es nicht. Der Assistent bucht Termine in Ihrem angebundenen Praxiskalender und schickt Gesprächsnotizen per E-Mail. Ihr Team überträgt sie bei Bedarf in die Praxissoftware.
Was kostet der KI-Telefonassistent für eine Physiotherapie-Praxis?
Einmalig 1.299 € für die Einrichtung, danach 399 € (Basis, 500 Sitzungen) oder 599 € (Pro, 1.000 Sitzungen) pro Monat, jeweils netto. Eine Sitzung ist ein Anruf bis 5 Minuten oder ein Chat bis 20 Nachrichten. Rufnummer und Gesprächsminuten werden separat abgerechnet.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund 14 Tage. Ein zertifizierter Partner hinterlegt das Wissen Ihrer Praxis, bindet Telefonie und Praxiskalender an und testet die Abläufe mit Ihrem Team.
Weiterführende Seiten
- Ratgeber: KI für Physiotherapie-Praxen, Wartelisten, Termine und Rezeptverwaltung
- Ratgeber: KI-Terminbuchung, Kalender füllen und No-Shows reduzieren
- KI-Telefonassistent: Funktionen und Einsatz
- Vergleich: KI-Telefonassistent, Anrufbeantworter oder Telefonservice
- Rechner für verpasste Anrufe
- Preise und Tarife
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