KI-Assistent für Hausverwaltungen:
Mieteranrufe, Schäden und Notfälle
Der Assistent nimmt Anrufe und WhatsApp-Nachrichten von Mietern und Eigentümern an. Er nimmt Schadensmeldungen mit Fotos auf, leitet Notfälle sofort an Ihren Notdienst weiter und beantwortet Routinefragen, etwa zur Nebenkostenabrechnung.
Viele Wohnungen, ein Telefon
In einer Hausverwaltung kommen Anrufe aus vielen Richtungen. Mieter melden einen tropfenden Wasserhahn oder eine defekte Klingel, fragen nach der Nebenkostenabrechnung oder nach dem Termin mit dem Handwerker. Eigentümer wollen wissen, wann die nächste Versammlung ist. Zwischen Objektbegehungen und Abrechnungen bleibt für das Telefon wenig Zeit.
Schwierig wird es, wenn ein echter Notfall untergeht, etwa ein Wasserrohrbruch am Freitagabend. Bei Routinemeldungen fehlen dagegen oft die Angaben, die Ihr Team braucht: welche Wohnung, seit wann, wie es aussieht. Dann folgen Rückrufe, bevor überhaupt ein Handwerker beauftragt werden kann.
Was der KI-Assistent in der Hausverwaltung übernimmt
Meldungen aufnehmen und weitergeben erledigt der Assistent, Entscheidungen trifft Ihr Team.
Notfälle sofort an den Notdienst
Bei Wasserrohrbruch, Heizungsausfall oder Stromausfall im Haus gibt der Assistent den Fall sofort an Ihren Notdienst weiter oder verbindet direkt, je nachdem, was Sie festlegen. Bei Gasgeruch, Feuer oder Gefahr für Personen verweist er zuerst auf den Notruf 112.
Schadensmeldungen vollständig aufnehmen
Der Assistent fragt nach Objekt, Wohnung, Art des Schadens und seit wann er besteht. Über WhatsApp können Mieter Fotos mitschicken. Ihr Team erhält die Meldung mit einer Zusammenfassung per E-Mail oder in Ihrem CRM.
Routinefragen von Mietern und Eigentümern
Wann kommt die Nebenkostenabrechnung, wann ist die nächste Eigentümerversammlung? Der Assistent antwortet mit den Informationen, die Sie hinterlegt haben, und vereinbart Termine, zum Beispiel für eine Wohnungsübergabe.
So startet der KI-Assistent in Ihrer Hausverwaltung
Ein zertifizierter Partner richtet ihn in rund 14 Tagen ein.
Notfälle und Zuständigkeiten festlegen
Sie legen fest, was als Notfall gilt, wer Notdienst hat und wohin der Assistent weiterleitet. Für Routinemeldungen bestimmen Sie, welche Angaben er abfragt und wer die Meldung bekommt.
Wissen und Kanäle anbinden
Der Partner hinterlegt Objekte, Zuständigkeiten, Notdienstnummern und Antworten auf häufige Fragen und bindet Telefonie, WhatsApp und E-Mail sowie Kalender und CRM an.
Testen und starten
Ihr Team spielt typische Fälle durch, vom tropfenden Wasserhahn bis zum Wasserrohrbruch. Danach geht der Assistent live, und der Partner passt Antworten bei Bedarf an.
Funktionen im Überblick
Der KI-Assistent gibt keine Rechtsberatung. Fragen zu Mietminderung, Kündigung oder dazu, ob eine Position der Nebenkostenabrechnung umlagefähig ist, nimmt er auf und gibt sie an die zuständige Person weiter. Handwerker beauftragt er nicht selbst, das entscheidet Ihr Team. Eine Anbindung an Verwaltungssoftware gibt es nicht: Termine landen in Ihrem angebundenen Kalender, Meldungen und Kontakte kommen per E-Mail oder in Ihr CRM.
Datenschutz in der Hausverwaltung
Mieter und Eigentümer nennen am Telefon Namen, Adressen und Telefonnummern und schicken Fotos aus ihrer Wohnung. Der KI-Assistent verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag Ihrer Hausverwaltung, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
Welche Angaben der Assistent abfragt, legen Sie fest. Für eine Schadensmeldung reichen in der Regel Kontakt, Objekt, Wohnung und eine Beschreibung. Wie Sie Mieter und Eigentümer über den Einsatz informieren, klären Sie am besten mit Ihrer Datenschutzberatung.
- Speicherung auf Servern in Nürnberg (EU)
- Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter und speichern keine Gesprächsverläufe
- Verbindungen per HTTPS verschlüsselt
- Mehr-Faktor-Anmeldung (MFA) und rollenbasierte Zugriffsrechte
- Keine Anbindung an Verwaltungssoftware, nur an Kalender und CRM
- ISO/IEC 27001 in Vorbereitung, noch nicht zertifiziert
Häufige Fragen von Hausverwaltungen
Was passiert bei einem Notfall außerhalb der Bürozeiten?
Der Assistent erkennt Notfälle anhand der Regeln, die Sie festlegen, etwa Wasserrohrbruch oder Heizungsausfall. Er verbindet mit Ihrem Notdienst oder gibt den Fall mit Adresse und Rückrufnummer sofort dorthin weiter. Bei Gasgeruch, Feuer oder Gefahr für Personen verweist er zuerst auf den Notruf 112.
Können Mieter Fotos von Schäden schicken?
Ja, über WhatsApp. Der Assistent bittet bei Bedarf um ein Foto und nimmt die übrigen Angaben auf: Objekt, Wohnung, Art des Schadens und seit wann er besteht. Am Telefon fragt er dieselben Angaben ab.
Gibt der Assistent rechtliche Auskünfte, etwa zur Nebenkostenabrechnung?
Nein. Er beantwortet organisatorische Fragen, zum Beispiel wann die Abrechnung verschickt wird oder wer zuständig ist. Rechtliche Fragen, etwa zur Mietminderung oder zur Umlagefähigkeit einzelner Kosten, gibt er an die zuständige Person weiter.
Ist der Assistent an unsere Verwaltungssoftware angebunden?
Nein. Eine Anbindung an Verwaltungssoftware gibt es nicht. Der Assistent übergibt Kontaktdaten, Anliegen und eine Zusammenfassung per E-Mail oder an ein CRM wie HubSpot, Pipedrive, Salesforce, SAP oder Microsoft Dynamics und trägt Termine in Ihren angebundenen Kalender ein.
Was kostet der KI-Assistent für eine Hausverwaltung?
Einmalig 1.299 € für die Einrichtung, danach 399 € (Basis, 500 Sitzungen) oder 599 € (Pro, 1.000 Sitzungen) pro Monat, jeweils netto. Eine Sitzung ist ein Anruf bis 5 Minuten oder ein Chat bis 20 Nachrichten. Rufnummer und Gesprächsminuten werden separat abgerechnet.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund 14 Tage. Ein zertifizierter Partner hinterlegt Objekte, Zuständigkeiten und Notdienstregeln, bindet Telefonie, WhatsApp, Kalender und CRM an und testet die Abläufe mit Ihrem Team.
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