KI-Mitarbeiter für WhatsApp
KI-Chatbot für WhatsApp Business
Ein KI-Chatbot für WhatsApp Business beantwortet Nachrichten Ihrer Kunden automatisch und rund um die Uhr. Er versteht frei formulierte Fragen, bucht Termine, fragt bei neuen Anfragen die wichtigen Angaben ab und übergibt an Ihr Team, wenn ein Mensch gefragt ist. Bei Neurobots ist er Teil des KI-Mitarbeiters, der auch Anrufe, E-Mails und den Website-Chat übernimmt.
Das Wichtigste in Kürze
- Antwortet in WhatsApp rund um die Uhr, auch am Wochenende
- Läuft über die WhatsApp Business Platform (API) von Meta
- Ab 399 € pro Monat plus 1.299 € Einrichtung (netto); Gebühren von Meta kommen separat hinzu
- Daten bei Neurobots auf Servern in Nürnberg, AVV verfügbar
Stand: Oktober 2026
Was der WhatsApp-Chatbot übernimmt
Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Preise, Leistungen, Anfahrt: Der Chatbot antwortet auf Basis des Wissens, das Sie hinterlegen, auch nachts und am Wochenende.
Termine buchen
Er schlägt freie Zeiten aus Ihrem angebundenen Kalender vor und trägt den Termin ein, ohne dass der Kunde den Chat verlassen muss.
Anfragen qualifizieren
Bei neuen Interessenten fragt er die Angaben ab, die Sie für ein Angebot oder einen Rückruf brauchen.
An Ihr Team übergeben
Möchte ein Kunde einen Menschen sprechen oder braucht ein Fall Ihre Entscheidung, übergibt der Chatbot das Gespräch mit dem bisherigen Verlauf an Ihr Team.
Ins CRM schreiben
Kontakt, Anliegen und Ergebnis landen strukturiert in Ihrem CRM, zum Beispiel in HubSpot, Pipedrive, Salesforce, SAP oder Microsoft Dynamics.
Was Sie für einen WhatsApp-KI-Chatbot brauchen
Die WhatsApp-Business-App ist für die Bedienung von Hand gedacht. Ein KI-Chatbot braucht die WhatsApp Business Platform, also den API-Zugang von Meta. Dazu gehören diese Punkte:
Zugang zur WhatsApp Business Platform
Den API-Zugang bekommen Unternehmen direkt über Meta oder über einen Anbieter (Business Solution Provider). Welcher Weg für Sie passt, klären Sie bei der Einrichtung mit dem Partner.
Ein Meta-Business-Konto und eine Rufnummer
Die WhatsApp-Nummer wird über ein Meta-Business-Konto Ihres Unternehmens für die API registriert. Ob Sie eine bestehende Nummer übernehmen oder parallel in der App weiter nutzen können, hängt von den aktuellen Regeln von Meta und vom gewählten Zugangsweg ab.
Verifizierung des Unternehmens
Meta prüft in der Regel Ihr Unternehmen und gibt den Anzeigenamen frei, unter dem Kunden Sie in WhatsApp sehen.
Einwilligung (Opt-in)
Schreibt ein Kunde Ihnen zuerst, kann der Chatbot antworten. Von sich aus dürfen Sie Kunden nur anschreiben, wenn sie zugestimmt haben, zum Beispiel bei der Terminbuchung.
Nachrichtenvorlagen für ausgehende Nachrichten
Innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht sind freie Antworten möglich. Danach und für Nachrichten, die Ihr Unternehmen selbst anstößt, etwa Erinnerungen, verlangt WhatsApp Vorlagen, die Meta vorab genehmigt.
Gebühren von Meta
Meta berechnet für bestimmte Nachrichten Gebühren, vor allem für Vorlagen-Nachrichten. Modell und Höhe legt Meta fest; sie hängen unter anderem vom Land und von der Art der Nachricht ab. Diese Gebühren sind nicht im Preis von Neurobots enthalten.
DSGVO und WhatsApp
Bei einem WhatsApp-Chatbot sind zwei Seiten beteiligt. Neurobots verarbeitet die Gesprächsdaten für den Assistenten nach DSGVO auf Servern in Nürnberg; dafür schließen Sie mit Neurobots einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Die eingesetzten Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter und speichern keine Gesprächsverläufe.
WhatsApp selbst betreibt Meta. Die Nachrichten laufen über die Infrastruktur von Meta, und für die WhatsApp Business Platform gelten die Bedingungen von Meta, die Sie bei der Einrichtung akzeptieren. Das gilt für jeden geschäftlichen Einsatz von WhatsApp, mit oder ohne KI.
Darauf sollten Sie achten
- Nennen Sie WhatsApp und den KI-Assistenten in Ihrer Datenschutzerklärung.
- Bieten Sie Kunden einen weiteren Kontaktweg an, etwa Telefon oder E-Mail.
- Legen Sie fest, welche Daten der Chatbot abfragt. Gesundheitsdaten oder Vertragsdetails gehören in der Regel nicht in einen Messenger-Chat.
Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Mehr zu Datenspeicherung und Sicherheit bei Neurobots lesen Sie auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.
Einsatz nach Branche
WhatsApp passt besonders dort, wo Kunden lieber schreiben als anrufen.
Kosmetikstudios
Kundinnen buchen und verschieben Termine per WhatsApp, ohne anzurufen.
Restaurants und Hotels
Reservierungsanfragen annehmen und Fragen zu Öffnungszeiten beantworten.
Ferienwohnungen
Gäste fragen nach Check-in, WLAN oder Parken. Für Ferienwohnungen gibt es einen eigenen Gäste-Assistenten mit separaten Preisen.
Immobilienmakler
Fragen zu Objekten beantworten und Besichtigungen vereinbaren.
Autohäuser und Werkstätten
Werkstatttermine und Probefahrten per Chat vereinbaren.
Online-Shops
Fragen zu Produkten, Lieferung und Rückgabe beantworten.
Handwerksbetriebe
Auftragsanfragen aufnehmen und Besichtigungstermine planen.
WhatsApp und Telefon aus einer Hand
Der KI-Mitarbeiter von Neurobots bedient WhatsApp und Telefon mit demselben Wissen und denselben Regeln für Termine und Übergaben. Anfragen von Telefon, WhatsApp, E-Mail und Website-Chat landen in einem Posteingang und in Ihrem CRM.
Was der Assistent am Telefon übernimmt, lesen Sie auf der Seite KI-Telefonassistent.
Preise
WhatsApp ist in den regulären Tarifen enthalten: einmalig 1.299 € für die Einrichtung, danach 399 € pro Monat (Basis, 500 Sitzungen) oder 599 € pro Monat (Pro, 1.000 Sitzungen), jeweils netto. Ein Chat bis 20 Nachrichten zählt als eine Sitzung. Gebühren, die Meta für WhatsApp-Nachrichten berechnet, kommen separat hinzu.
Details auf der Seite Preise und im Ratgeber Was kostet ein KI-Telefonassistent?.
Häufige Fragen zum WhatsApp-KI-Chatbot
Kann ich die normale WhatsApp-Business-App für einen KI-Chatbot nutzen?
Nein. Die App ist für die Bedienung von Hand gedacht und bietet nur einfache Automatisierungen wie Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten. Für einen KI-Chatbot braucht es die WhatsApp Business Platform (API), die direkt über Meta oder über einen Anbieter eingerichtet wird.
Was kostet ein WhatsApp-KI-Chatbot?
Bei Neurobots einmalig 1.299 € für die Einrichtung und 399 € oder 599 € pro Monat, jeweils netto. Ein Chat bis 20 Nachrichten zählt als eine Sitzung. Gebühren, die Meta für bestimmte WhatsApp-Nachrichten berechnet, kommen separat hinzu.
Darf der Chatbot Kunden von sich aus anschreiben?
Nur wenn der Kunde zugestimmt hat. Außerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht ist das zudem nur mit einer Nachrichtenvorlage möglich, die Meta genehmigt hat. Auf Nachrichten, die Kunden selbst schicken, kann der Chatbot innerhalb dieses Zeitfensters frei antworten.
Ist ein WhatsApp-Chatbot DSGVO-konform?
Er lässt sich datenschutzkonform einsetzen, wenn die Grundlagen stimmen: Auftragsverarbeitungsvertrag mit Neurobots, Hinweis auf WhatsApp und den KI-Assistenten in Ihrer Datenschutzerklärung und keine sensiblen Daten im Chat. Neurobots speichert die Daten auf Servern in Nürnberg. WhatsApp selbst wird von Meta betrieben; dafür gelten die Bedingungen von Meta.
Was passiert, wenn der Chatbot eine Frage nicht beantworten kann?
Er sagt das dem Kunden und übergibt das Gespräch mit dem bisherigen Verlauf an Ihr Team. Wann und an wen übergeben wird, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund 14 Tage für den KI-Mitarbeiter. Wann der WhatsApp-Zugang bereitsteht, hängt zusätzlich von den Prüfungen durch Meta ab, etwa der Verifizierung Ihres Unternehmens.
WhatsApp-Chatbot für Ihr Unternehmen planen
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