Integration: Kalender
Kalender-Synchronisierung für Ressourcen
Neurobots verbindet die Ressourcen Ihres Betriebs, also Mitarbeiter, Räume oder Geräte, mit dem Kalender, den sie ohnehin nutzen: Google Calendar, Microsoft Outlook bzw. Microsoft 365, Apple iCloud und andere CalDAV-Kalender oder einen .ics-Link. Belegte Zeiten aus diesem Kalender sperren die passenden Buchungszeiten, damit weder der KI-Mitarbeiter noch Ihr Team einen Termin doppelt vergibt. Jede Buchung erscheint als Termin im gewählten Kalender. Wird ein solcher Termin dort verschoben oder gelöscht, prüft ein Administrator die Änderung, bevor sich die Buchung ändert.
Das Wichtigste in Kürze
- Google Calendar, Microsoft Outlook / Microsoft 365, Apple iCloud und andere CalDAV-Server, .ics-Links (nur lesend)
- Belegte Zeiten im externen Kalender sperren Buchungszeiten in Neurobots
- Buchungen erscheinen als privater Termin ohne Teilnehmer im gewählten Kalender
- Änderungen im externen Kalender prüft ein Administrator als Änderungsanfrage
- Von fremden Terminen verwendet Neurobots nur Zeitangaben, nie Titel oder Inhalte
Stand: Oktober 2026
So funktioniert die Synchronisierung
Kalender verbinden
Ein Administrator oder der Mitarbeiter, dem die Ressource zugeordnet ist, verbindet im Verwaltungsbereich von Neurobots den Kalender: bei Google und Microsoft über die Anmeldung beim Anbieter, bei Apple iCloud und anderen CalDAV-Servern mit einem App-spezifischen Passwort, bei .ics mit dem Link. Danach legt er fest, welche Kalender als belegt zählen und in welchen Kalender Buchungen eingetragen werden.
Belegte Zeiten sperren Buchungszeiten
Neurobots gleicht den Kalender mindestens alle fünf Minuten ab. Belegte Zeiten sperren die passenden Buchungszeiten der Ressource, für den KI-Mitarbeiter genauso wie für Ihr Team. Bei Google und Microsoft fragt Neurobots im Moment der Buchung zusätzlich die aktuelle Belegung ab.
Buchungen erscheinen als Termin
Jede Buchung wird als Termin in den gewählten Kalender eingetragen und aktualisiert, wenn sich die Buchung in Neurobots ändert. Der Termin ist als privat markiert und hat keine Teilnehmer; Einladungen werden nicht verschickt. Bei .ics-Links werden nur belegte Zeiten gelesen, Buchungen werden dort nicht eingetragen.
Änderungen prüft ein Administrator
Verschiebt oder löscht jemand einen gebuchten Termin im externen Kalender, ändert Neurobots die Buchung nicht selbst. Es entsteht eine Änderungsanfrage, die ein Administrator annimmt oder ablehnt. So bleibt die Buchung verbindlich, bis jemand sie bewusst ändert.
Unterstützte Kalender
Google Calendar
Anmeldung über Google. Neurobots liest die Kalenderliste, die Zeitangaben der Termine in den gewählten Kalendern und die aktuelle Belegung und trägt Buchungen als Termine ein.
Microsoft Outlook und Microsoft 365
Anmeldung über Microsoft. Derselbe Umfang wie bei Google: Kalenderliste, belegte Zeiten der gewählten Kalender, aktuelle Belegung bei der Buchung, Buchungen als Termine.
Apple iCloud und CalDAV
Verbindung mit einem App-spezifischen Passwort, das Sie bei Apple erzeugen und jederzeit widerrufen können. Auch Nextcloud, Fastmail, Yahoo, Zoho und andere CalDAV-Server lassen sich verbinden.
.ics-Links
Ein veröffentlichter Kalender-Link, zum Beispiel von Airbnb, Booking.com oder einem freigegebenen Kalender. Nur lesend: Belegte Zeiten sperren Buchungszeiten, Buchungen werden dort nicht eingetragen.
Welche Kalenderdaten Neurobots verwendet
Neurobots braucht den Zugriff auf Ihren Kalender aus genau zwei Gründen: um zu sehen, wann eine Ressource belegt ist, und um Buchungen als Termin einzutragen. Für nichts anderes verwendet die Funktion Kalenderdaten.
- Von Terminen, die nicht von Neurobots stammen, nur Zeitangaben: Beginn, Ende, ganztägig, belegt oder frei, abgesagt oder abgelehnt. Titel, Beschreibung, Ort und Teilnehmer werden nicht gespeichert, bei Google gar nicht erst abgerufen.
- In den Termin einer Buchung schreibt Neurobots den Namen der Leistung, Vorname und Anfangsbuchstaben des Nachnamens des Kunden und die Notiz zur Buchung ohne Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
- Die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos und die Liste seiner Kalender, damit Sie die Kalender auswählen können.
- Der KI-Mitarbeiter sieht nur freie Zeitfenster und, falls ein Wunschtermin belegt ist, Beginn und Ende der belegten Zeit, nie den Inhalt eines Termins.
- Zugangsdaten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert. Beim Trennen der Verbindung löscht Neurobots sie zusammen mit allen gespeicherten belegten Zeiten.
- Keine Werbung, kein Verkauf, keine Profile und kein Training von KI-Modellen mit Kalenderdaten.
Alle Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen zur Anbindung externer Kalender, ergänzend zu unserer Datenschutzerklärung.
Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Neurobots Calendar von Google APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).
Häufige Fragen zur Kalender-Synchronisierung
Sieht Neurobots, was in meinen Terminen steht?
Nein. Von Terminen, die nicht über Neurobots gebucht wurden, verwendet und speichert Neurobots nur Beginn, Ende und ob die Zeit belegt ist. Bei Google Calendar werden Titel und Beschreibung gar nicht abgerufen. Bei Microsoft, iCloud, CalDAV und .ics lässt sich der Abruf technisch nicht so begrenzen; dort werden diese Inhalte sofort verworfen.
Was passiert, wenn ich einen gebuchten Termin im Google- oder Outlook-Kalender verschiebe?
Neurobots ändert die Buchung nicht automatisch. Es legt eine Änderungsanfrage an, die ein Administrator Ihres Betriebs annimmt oder ablehnt.
Wer darf einen Kalender verbinden?
Ein Administrator Ihres Betriebs, der Buchungen verwalten darf, oder der Mitarbeiter, dem die Ressource zugeordnet ist.
Wie trenne ich die Verbindung?
Im Verwaltungsbereich bei der Ressource. Neurobots löscht dann sofort die Zugangsdaten, die Kalenderliste und alle gespeicherten belegten Zeiten; bei Google wird die Berechtigung zusätzlich widerrufen. Sie wählen dabei, ob die von Neurobots angelegten Termine ebenfalls gelöscht werden. Den Zugriff können Sie außerdem jederzeit direkt bei Google, Microsoft oder Apple entziehen.
Google Calendar ist eine Marke von Google LLC. Microsoft Outlook und Microsoft 365 sind Marken der Microsoft Corporation. Apple und iCloud sind Marken von Apple Inc. Die Nennung beschreibt nur die technische Anbindung.
Kalender und Buchungen zusammenbringen
In einer Demo zeigen wir, wie belegte Zeiten aus Ihrem Kalender Buchungszeiten sperren und wie Buchungen in Ihrem Kalender erscheinen.