Как снизить затраты на продажи с помощью ИИ: где можно сэкономить

Если вы хотите снизить затраты на продажи без потери выручки, начинайте не с персонала, а с тех мест, где время продавцов сегодня уходит впустую. В статье — где обычно находятся эти места, какие есть рычаги и как во время перестройки понять, держится ли выручка. Сразу честно: конкретную экономию, вроде той, что подразумевает заголовок, никто не может пообещать всем подряд. Сколько получится, зависит только от вашей исходной ситуации.

Из чего на самом деле складываются затраты на продажи

Когда речь заходит о затратах на продажи, многие сначала думают о зарплатах. Это самый крупный блок, но не единственный. В полный расчёт входят ещё машины и командировочные расходы выездных менеджеров, выставки, лицензии на программы, купленные лиды или реклама, комиссионные, а также время, которое офисный отдел продаж тратит на предложения, так и не ставшие заказами.

Возьмём производителя упаковочных решений, у которого шесть выездных менеджеров и четыре сотрудницы в офисном отделе продаж. На бумаге все загружены. Но если присмотреться, выездные менеджеры регулярно ездят на первые встречи к людям, которым нужна была только цена. Офис рассчитывает предложения на мизерные партии, которые компании почти невыгодно поставлять. А большую часть контактов с последней выставки так никто и не отработал. Вот настоящие источники затрат.

Как снизить затраты на продажи: пять главных рычагов

1. Квалифицировать до выезда

Каждая встреча на выезде стоит половины или целого рабочего дня. Если заранее ясно, подходят ли потребность, бюджет и сроки, поездки к неподходящим клиентам отпадают. Такую предварительную квалификацию может взять на себя цифровой ассистент по телефону или в чате — с фиксированными вопросами и чётким правилом, когда передавать разговор человеку.

2. Первые разговоры по видео или телефону

Не каждому первому контакту нужен визит. Структурированный видеозвонок снимает многие вопросы и экономит дорогу. Личные визиты оставьте для клиентов с конкретным проектом.

Пример расчёта с допущениями: допустим, выездной менеджер дважды в неделю едет на первую встречу, где на месте выясняется, что подходящей потребности нет. Каждая такая встреча с дорогой туда, разговором и дорогой обратно занимает четыре часа. Это восемь часов в неделю, то есть примерно один рабочий день. При шести выездных менеджерах набирается шесть рабочих дней в неделю без результата плюс расходы на километраж. Подходят ли эти допущения к вашей компании, покажет только ваш собственный учёт. Но расчёт объясняет, почему предварительная квалификация часто даёт самый сильный эффект и почему она не уменьшает число контактов с клиентами, а повышает их качество.

3. Перевести небольших клиентов в цифровой канал

Клиенты с небольшими регулярными заказами ценны, но не каждому нужен визит выездного менеджера. Заказ по почте, в WhatsApp или через клиентский портал с автоматическим подтверждением и уточняющими вопросами разгружает и выездных, и офисных продавцов. Важно оставить таким клиентам закреплённого сотрудника для особых случаев.

4. Автоматизировать повторные контакты

Об открытых предложениях и контактах с выставок часто забывают не по небрежности, а потому что текучка важнее. Автоматические напоминания и первый повторный вопрос от цифрового ассистента не дают контактам просто заглохнуть. Подробнее — в статье об автоматических напоминаниях по коммерческим предложениям.

5. Навести порядок в инструментах

Многие компании платят за несколько программ, которые пересекаются: CRM, которой почти не пользуются, отдельный сервис рассылок, программа для записи на встречи. Ревизия лицензий — дело неэффектное, но часто быстро даёт результат.

Как действовать: шесть шагов

1. Соберите все затраты. Выпишите все затраты на продажи за последние двенадцать месяцев, а не только зарплаты.
2. Зафиксируйте, чем заняты люди. Пусть выездные и офисные продавцы две недели примерно отмечают, на что уходит их время.
3. Отметьте источники потерь. Где усилия не дают результата: поездки к неподходящим клиентам, предложения без заказов, контакты без повторного звонка?
4. Выберите два рычага. Возьмите те два, где потери видны больше всего, а внедрение требует меньше всего усилий.
5. Определите опережающие показатели. Решите, по чему вы поймёте, что выручка страдает (см. следующий раздел).
6. Подведите итоги через три месяца. Сравните затраты и опережающие показатели с исходными значениями и решите, какой рычаг следующий.

Как понять, что выручка держится

Сама выручка часто реагирует только через несколько месяцев. Поэтому нужны показатели, которые реагируют раньше. Подходят число новых квалифицированных запросов в месяц, время до первого ответа, количество предложений и доля тех, что превращаются в заказы, а также повторные заказы существующих клиентов. Если после перемен эти показатели заметно падают, корректируйте курс, пока это не стало видно по выручке. Как наглядно представить такие показатели, рассказано в нашей статье о дашборде для отчётности по продажам.

Что будет с командой

Снижение затрат на продажи не обязательно означает увольнения, и во многих компаниях цель вовсе не в этом. Чаще речь о том, чтобы не замещать освободившиеся ставки один к одному, сократить переработки или обслуживать больше клиентов тем же составом. Скажите это открыто. Команда, которая боится, что сама себя сокращает, ни в какой перестройке с энтузиазмом участвовать не будет. О сравнении человека и машины — в статье «ИИ или менеджер по продажам».

Когда снижать затраты на продажи — неверный путь

• Ваш отдел продаж уже работает экономно, и каждая встреча ведёт к разговору с реальной потребностью. Тогда резерв скорее в росте, чем в затратах.
• Ваш бизнес держится на нескольких крупных клиентах, которые ждут личного обслуживания. Здесь избыток автоматизации может навредить отношениям.
• Затраты на самом деле возникают в производстве или логистике и лишь относятся на продажи.

Частые вопросы

Реальна ли экономия того масштаба, что в заголовке?

Для каких-то компаний, возможно, да, для других — даже близко нет. Надёжной цифры для всех не существует. Посчитайте на своих затратах и задачах, и вы увидите, какой у вас есть запас.

Какой рычаг работает быстрее всего?

Обычно ревизия лицензий на программы и систематические повторные контакты по открытым предложениям. И то и другое почти не требует подготовки и не меняет отношения с клиентами.

Что делать с выставками?

Выставки дорогие, но это не значит, что от них нужно отказываться. Главное, чтобы контакты последовательно фиксировались и отрабатывались. Многие компании теряют ценность выставки не на стенде, а в следующие недели. Как это исправить, описано в статье о сборе лидов на выставках.

Нужно ли сообщать клиентам, что они говорят с цифровым ассистентом?

Да, стоит. Регламент ЕС об ИИ (EU AI Act) устанавливает требования прозрачности для ИИ-систем, которые взаимодействуют с людьми. Обычно достаточно короткого уведомления в начале разговора.

Итог

Затраты на продажи устойчиво снижаются, когда вы убираете усилия без результата, а не контакты с клиентами. Предварительная квалификация, цифровые первые разговоры, отдельный канал для небольших клиентов, последовательные повторные контакты и экономный набор инструментов — рычаги, с которых можно начать. Neurobots предоставляет для этого ИИ-сотрудников, которые круглосуточно принимают запросы, проводят предварительную квалификацию и передают данные в вашу CRM. Как это работает с контактами с выставок, показывает «Цифровой выставочный ассистент для сбора лидов».