Integration: HubSpot
KI-Telefonassistent mit HubSpot-Anbindung
Mit der HubSpot-Anbindung landen Anrufe und Chats, die der KI-Mitarbeiter von Neurobots annimmt, in Ihrem CRM. Je nach Einrichtung legt er Kontakte oder Leads an oder aktualisiert sie und überträgt Kontaktdaten, Anliegen, einen vereinbarten Termin und eine Zusammenfassung des Gesprächs. Ihr Team arbeitet in HubSpot weiter wie bisher, nur ohne Notizzettel und abgetippte Rückrufbitten.
Das Wichtigste in Kürze
- Überträgt Kontaktdaten, Anliegen, Termin und Gesprächszusammenfassung an HubSpot
- Für Anrufe ebenso wie für WhatsApp, SMS, Messenger, E-Mail und Website-Chat
- Einrichtung durch einen zertifizierten Partner in rund 14 Tagen
- Daten bei Neurobots auf Servern in Nürnberg, AVV verfügbar
Stand: Oktober 2026
Was bei einem Anruf passiert und was in HubSpot ankommt
Ein Interessent hat Ihre Website besucht und ruft an, statt ein Formular auszufüllen. Der Assistent nimmt ab, beantwortet seine Fragen mit dem Wissen, das Sie hinterlegt haben, fragt nach Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse und bietet einen Termin aus Ihrem Kalender an, wenn das passt. Nach dem Gespräch gehen an HubSpot:
- Die Kontaktdaten, die der Anrufer genannt hat
- Sein Anliegen und die Antworten auf Ihre Qualifizierungsfragen
- Ein gebuchter Termin, falls einer vereinbart wurde
- Eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs, als neuer Kontakt oder Lead oder als Aktualisierung eines bestehenden Eintrags
Wer Kunden vor allem über Website, Inhalte und Formulare gewinnt, verliert telefonische Anfragen schnell aus dem Blick, weil sie in keinem Formular auftauchen. Mit der Anbindung stehen sie neben den übrigen Anfragen im CRM.
Typische Einsatzfälle für Teams mit HubSpot
HubSpot ist bei kleinen und mittleren Unternehmen verbreitet, die Kunden über ihre Website, Inhalte und E-Mail-Marketing gewinnen. An diesen Stellen hilft der KI-Mitarbeiter:
Anrufe nach Formular oder Newsletter
Manche Interessenten greifen nach dem Newsletter oder einem Download lieber zum Telefon. Der Assistent nimmt diese Anrufe an, und das Gespräch wird in HubSpot erfasst statt auf einem Notizzettel.
Anfragen am Abend und am Wochenende
Wer außerhalb der Bürozeiten anruft oder per WhatsApp schreibt, bekommt eine Antwort und auf Wunsch einen Termin. Am nächsten Morgen liegt die Anfrage in HubSpot.
Erstgespräche vorqualifizieren
Der Assistent stellt die Fragen, die Ihr Vertrieb vor einem Erstgespräch braucht, etwa nach Bedarf, Unternehmensgröße oder Zeitrahmen. Die Antworten stehen in der Zusammenfassung.
Kleines Team, viele Kanäle
Wenn zwei oder drei Personen Telefon, Chat und Postfach nebenbei betreuen, sammelt der Assistent die Anfragen aus allen Kanälen an einer Stelle, nämlich in HubSpot.
Einrichtung in rund 14 Tagen
Die HubSpot-Anbindung richtet ein zertifizierter Partner im Rahmen der Einführung ein, die insgesamt rund 14 Tage dauert. Sie liefern den Zugang zu HubSpot und Ihre Vorgaben, welche Anfragen wie behandelt werden.
Abläufe festlegen
Im Erstgespräch klären Sie mit dem Partner, welche Anrufe und Nachrichten der Assistent übernimmt, welche Angaben er erfragt und wann ein Mensch übernimmt.
Zugang zu HubSpot bereitstellen
Sie stellen dem Partner den Zugang zu HubSpot bereit, zum Beispiel einen API-Schlüssel. Welche Form der Zugang hat, hängt von Ihrem System ab.
Anbindung und Wissen einrichten
Der Partner verbindet HubSpot und Ihren Kalender mit dem KI-Mitarbeiter und hinterlegt Leistungen, häufige Fragen und Ihre Regeln für Termine und Weiterleitungen.
Testen und starten
Vor dem Start rufen Sie selbst an, schreiben Testnachrichten und prüfen die Einträge in HubSpot. Antworten und Abläufe lassen sich auch nach dem Start anpassen.
Datenschutz
Die Gespräche verarbeitet Neurobots auf Servern in Nürnberg. Sobald Daten an HubSpot übergeben sind, richtet sich ihre Verarbeitung dort nach Ihrem Vertrag mit HubSpot, einschließlich der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die Sie mit HubSpot getroffen haben.
- Verarbeitung nach DSGVO, Speicherung auf Servern in Nürnberg
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Neurobots verfügbar
- Etablierte Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter, Gesprächsverläufe werden bei den Modellanbietern nicht gespeichert
- Verschlüsselte Verbindungen über HTTPS, Anmeldung mit mehreren Faktoren (MFA) und rollenbasierte Zugriffsrechte
Mehr dazu auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.
Telefon, WhatsApp und Preise
Neben Anrufen beantwortet der KI-Mitarbeiter Nachrichten über WhatsApp, SMS, Messenger, E-Mail und den Chat auf Ihrer Website, und auch diese Anfragen gehen an HubSpot. Was der Assistent am Telefon übernimmt, steht auf der Seite KI-Telefonassistent, die Tarife finden Sie unter Preise.
Häufige Fragen zur Anbindung an HubSpot
Welche Daten überträgt der Assistent an HubSpot?
Die Kontaktdaten des Anrufers oder Absenders, sein Anliegen, einen vereinbarten Termin und eine Zusammenfassung des Gesprächs. Je nach Einrichtung legt der Assistent dafür einen neuen Kontakt oder Lead an oder aktualisiert einen bestehenden Eintrag.
Brauche ich ein bestimmtes HubSpot-Paket?
Für die Anbindung braucht der Partner einen Zugang zu Ihrem HubSpot-Konto, zum Beispiel einen API-Schlüssel. Ob Ihr Konto dafür alle Voraussetzungen erfüllt, prüft der Partner im Erstgespräch.
Kommen auch WhatsApp-Nachrichten und Website-Chats in HubSpot an?
Ja. Der KI-Mitarbeiter übergibt Anfragen aus allen angebundenen Kanälen an HubSpot, also aus Telefon, WhatsApp, SMS, Messenger, E-Mail und Website-Chat.
Wer richtet die HubSpot-Anbindung ein?
Ein zertifizierter Partner von Neurobots, als Teil der Einführung in rund 14 Tagen. Sie stellen den Zugang zu HubSpot bereit und prüfen vor dem Start mit Testanrufen, wie die Einträge aussehen.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
Er nimmt das Anliegen auf und übergibt an Ihr Team, je nach Ihren Regeln als Weiterleitung des Anrufs oder als Rückrufbitte. Die Zusammenfassung steht in HubSpot, sodass niemand den Anrufer noch einmal nach allem fragen muss.
Weitere Integrationen
Pipedrive
Für kleine Vertriebsteams mit Pipeline: Anfragen landen in Pipedrive, auch wenn alle beim Kunden sind.
Salesforce
Für größere Vertriebsteams: Erstqualifizierung am Telefon, Übergabe als Kontakt oder Lead an Salesforce.
SAP
Für den Mittelstand mit SAP: Anrufe und Nachrichten an Ihr SAP-CRM bzw. Ihre SAP-Systeme übergeben.
Microsoft Dynamics
Für Unternehmen mit Microsoft-Software: Vertriebs- und Serviceanfragen als Kontakte oder Leads in Dynamics.
Alle Integrationen im Überblick
HubSpot ist eine Marke der HubSpot, Inc. Die Nennung beschreibt nur die technische Anbindung.
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Zeigen Sie uns, wie Ihr Team mit HubSpot arbeitet. Wir besprechen, welche Anfragen der KI-Mitarbeiter übernehmen kann und wie die Übergabe ins CRM aussehen soll.