Integration: SAP
KI-Telefonassistent mit SAP-Anbindung
Viele mittelständische Unternehmen führen Kunden- und Vertriebsdaten in SAP. Der KI-Mitarbeiter von Neurobots nimmt Anrufe, WhatsApp-Nachrichten und Chats an und übergibt das Ergebnis an Ihr SAP-CRM bzw. die SAP-Systeme Ihres Unternehmens, je nach Ausbau: Kontaktdaten, Anliegen, einen vereinbarten Termin und eine Zusammenfassung des Gesprächs.
Das Wichtigste in Kürze
- Übergibt Kontaktdaten, Anliegen, Termin und Gesprächszusammenfassung an SAP
- Anbindung an Ihr SAP-CRM bzw. Ihre SAP-Systeme, je nach Ausbau
- Einrichtung durch einen zertifizierten Partner in rund 14 Tagen
- Daten bei Neurobots auf Servern in Nürnberg, AVV verfügbar
Stand: Oktober 2026
Was bei einem Anruf passiert und was in SAP ankommt
Ein Bestandskunde ruft an, um einen Servicetermin zu vereinbaren, ein Interessent fragt nach einem Angebot. Der Assistent nimmt beide Anrufe an, klärt das Anliegen, beantwortet Standardfragen und bucht bei Bedarf einen Termin in Ihrem angebundenen Kalender. Die Übergabe an SAP umfasst:
- Die Kontaktdaten des Anrufers
- Das Anliegen, zum Beispiel Servicewunsch oder Angebotsanfrage
- Einen gebuchten Termin
- Eine Zusammenfassung des Gesprächs, je nach Einrichtung als neuer Kontakt oder Lead oder als Aktualisierung eines vorhandenen Eintrags
SAP-Landschaften unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Wo genau die Daten bei Ihnen ankommen, klärt der Partner deshalb zu Beginn mit Ihnen und mit Ihrer IT oder Ihrem SAP-Dienstleister.
Typische Einsatzfälle für Teams mit SAP
Im Mittelstand mit SAP sind Kunden- und Auftragsdaten meist gut gepflegt, Anrufe und Nachrichten laufen aber über Zentrale, Sammelpostfach und einzelne Durchwahlen. Hier setzt der Assistent an:
Telefonzentrale entlasten
Die Zentrale muss nicht jeden Anruf selbst annehmen und weiterverbinden. Der Assistent klärt das Anliegen und leitet nach Ihren Regeln weiter oder legt eine Rückrufbitte an.
Serviceanfragen von Bestandskunden
Kunden melden Termin- oder Servicewünsche auch abends oder am Wochenende. Wenn Ihr Innendienst morgens anfängt, liegt die Anfrage mit Zusammenfassung vor.
Neue Anfragen für den Vertrieb
Interessenten, die anrufen oder schreiben, werden mit ihren Angaben erfasst und übergeben, statt in einem Sammelpostfach zu warten.
Weniger doppelte Erfassung
Was am Telefon besprochen wurde, muss niemand aus Notizen in SAP übertragen. Das spart dem Innendienst Tipparbeit und es gehen weniger Angaben unterwegs verloren.
Einrichtung in rund 14 Tagen
Die SAP-Anbindung richtet ein zertifizierter Partner im Rahmen der Einführung in rund 14 Tagen ein. Weil SAP-Systeme oft von der eigenen IT oder einem Dienstleister betreut werden, sollte diese Stelle früh wissen, dass ein Zugang für die Anbindung gebraucht wird.
Abläufe festlegen
Im Erstgespräch klären Sie mit dem Partner, welche Anrufe und Nachrichten der Assistent übernimmt, welche Angaben er erfragt und wann ein Mensch übernimmt.
Zugang zu SAP bereitstellen
Sie stellen dem Partner den Zugang zu SAP bereit, zum Beispiel einen API-Schlüssel. Welche Form der Zugang hat, hängt von Ihrem System ab.
Anbindung und Wissen einrichten
Der Partner verbindet SAP und Ihren Kalender mit dem KI-Mitarbeiter und hinterlegt Leistungen, häufige Fragen und Ihre Regeln für Termine und Weiterleitungen.
Testen und starten
Vor dem Start rufen Sie selbst an, schreiben Testnachrichten und prüfen die Einträge in SAP. Antworten und Abläufe lassen sich auch nach dem Start anpassen.
Datenschutz
Neurobots verarbeitet die Gesprächsdaten auf Servern in Nürnberg. Für Daten, die an Ihre SAP-Systeme übergeben wurden, gelten Ihre Verträge mit SAP und gegebenenfalls mit Ihrem Betreiber oder Dienstleister.
- Verarbeitung nach DSGVO, Speicherung auf Servern in Nürnberg
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Neurobots verfügbar
- Etablierte Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter, Gesprächsverläufe werden bei den Modellanbietern nicht gespeichert
- Verschlüsselte Verbindungen über HTTPS, Anmeldung mit mehreren Faktoren (MFA) und rollenbasierte Zugriffsrechte
Mehr dazu auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.
Telefon, WhatsApp und Preise
Neben Anrufen beantwortet der KI-Mitarbeiter Nachrichten über WhatsApp, SMS, Messenger, E-Mail und den Chat auf Ihrer Website, und auch diese Anfragen gehen an SAP. Was der Assistent am Telefon übernimmt, steht auf der Seite KI-Telefonassistent, die Tarife finden Sie unter Preise.
Häufige Fragen zur Anbindung an SAP
Welche SAP-Systeme lassen sich anbinden?
Die Anbindung richtet sich nach dem SAP-CRM bzw. den SAP-Systemen Ihres Unternehmens, je nach Ausbau. Was bei Ihnen in Frage kommt, prüft der Partner im Erstgespräch gemeinsam mit Ihnen und Ihrer IT.
Was überträgt der Assistent an SAP?
Kontaktdaten, das Anliegen, einen vereinbarten Termin und eine Zusammenfassung des Gesprächs. Je nach Einrichtung legt er einen Kontakt oder Lead an oder aktualisiert einen vorhandenen Eintrag.
Muss unsere IT oder unser SAP-Dienstleister beteiligt sein?
Beim Zugang ja: Jemand mit den nötigen Rechten muss ihn bereitstellen, zum Beispiel einen API-Schlüssel. Die technische Einrichtung der Anbindung übernimmt danach der Partner.
Gilt das auch für WhatsApp und E-Mail?
Ja. Anfragen über WhatsApp, SMS, Messenger, E-Mail und den Website-Chat übergibt der KI-Mitarbeiter nach demselben Muster wie Anrufe.
Wo werden die Gesprächsdaten verarbeitet?
Bei Neurobots auf Servern in Nürnberg, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist verfügbar. Die eingesetzten Sprachmodelle arbeiten als Auftragsverarbeiter und speichern keine Gesprächsverläufe. Für Daten in Ihren SAP-Systemen gelten Ihre bestehenden Verträge.
Weitere Integrationen
HubSpot
Für Teams, die Kunden über Website und Inhalte gewinnen: Anrufe und Chats als Kontakte oder Leads in HubSpot.
Pipedrive
Für kleine Vertriebsteams mit Pipeline: Anfragen landen in Pipedrive, auch wenn alle beim Kunden sind.
Salesforce
Für größere Vertriebsteams: Erstqualifizierung am Telefon, Übergabe als Kontakt oder Lead an Salesforce.
Microsoft Dynamics
Für Unternehmen mit Microsoft-Software: Vertriebs- und Serviceanfragen als Kontakte oder Leads in Dynamics.
Alle Integrationen im Überblick
SAP ist eine Marke oder eingetragene Marke der SAP SE in Deutschland und anderen Ländern. Die Nennung beschreibt nur die technische Anbindung.
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Beschreiben Sie uns, wie Anrufe und Anfragen heute bei Ihnen ankommen und welche SAP-Systeme Sie nutzen. In einer Demo zeigen wir, wie der KI-Mitarbeiter arbeitet.